Comment externaliser la gestion de sa formation ?

 Identifier le bon partenaire d'externalisation

La réussite du projet d'externalisation de la formation repose sur la qualité de la relation entre votre organisation et le prestataire, autant que sur l'expertise de ce dernier. L'externalisation part d'une rencontre. Il est essentiel que le courant passe : il s’agit de construire un partenariat dans la durée, dans lequel le prestataire se met au service de votre performance.

 Analyser les besoins

Comment est organisée la gestion actuellement ? Quelle est la place de la fonction formation dans les RH ? Quel changement organisationnel s’agit-il d’accompagner ? L'expertise du prestataire, sa connaissance des spécificités du métier de gestion de la formation, sont décisives à ce stade.

 Définir le périmètre d'externalisation

En fonction des résultats de l'analyse, les activités à externaliser sont définies : GERER l'administratif et financier, ORGANISER le déploiement du plan, CONCEVOIR  la politique de formation, gérer les formations obligatoires.  Ce périmètre peut être évolutif. Il doit être pensé pour s’articuler pleinement avec l’organisation de l’entreprise.

 Optimiser le système d'information RH & Formation

Que l'on déploie un outil dédié interfaçable ou que l'on utilise le système de l'entreprise, la gestion des données RH sera au cœur de l'action du prestataire. Une définition précise de l’architecture informatique, de la gestion des accès, du traitement de la data est indispensable.

 Déployer la démarche

Il est essentiel d'accompagner les collaborateurs du service formation comme les managers dans le déploiement de l'externalisation sur le périmètre prévu. L'externalisation est avantageuse si elle est conçue comme un partenariat durable. La dimension "service" est primordiale. Externaliser n’est pas « faire faire », mais « faire ensemble ».